1. Danh Mục:

• Danh mục các phong ban lảnh đạo: mã phòng ban, tên phòng ban
• Danh mục cán bộ: Mã cán bộ, tên cán bộ, thuộc phòng ban nào, chức vụ, ..
• Danh loại công văn: Mã loại, diễn giải, VD: Mệng lệnh, quyết định, chỉ thị, phản hồi, ..
• Danh mục chuyên đề công văn: Mã, diễn giải, ..Vd: Xây dựng, CNTT, Viễn thông, …
• Danh mục lĩnh vực công văn: Mã, diễn giải, ..
• Danh mục nguồn công văn: Mã, diễn giải, .. Vd: Chính phủ, tổng công ty, Uỷ ban, ….
• Danh mục tình trạng công văn: Mã, diễn giải, .. Vd: chưa xử lý, xem qua, đã xử lý, …..
• Cập nhật cơ quan phát hành công văn: Mã, diễn giải, .. Vd: Bộ thương mại, Bộ xây dựng, tổng công ty, chính phủ, uỷ ban TP,

2. Nghiệp vụ:

• Cập nhật công văn đến : Đây là nhiệm vụ của phòng văn thư khi có công văn đến gồm các thông tin sau: Nguồn gửi, loại công văn, chuyên đề, cơ quan phát hành, thuộc lĩnh vực, ngày công văn, số công văn, số tờ, người ký, ngày vào sổ, số sổ, giờ vào sổ, để kệ số mấy, hộp ngăn thứ mấy, trích yếu công văn, ý kiến Ban lảnh đạo, tình trạng công văn, scan tập tin gốc công văn, ghi chú. Sau đó phòng văn thư gửi đến các phòng ban trong công ty để các lảnh đạo công ty xử lý công văn theo nội dung của công văn gửi đến.

Lưu ý: một công văn có thể gửi đến nhiều phòng ban và các phòng ban khi nhận được công văn gửi đến cho mình cũng có thể chuyển tiếp cho các phòng ban khác trước khi mình xử lý.

• Công văn phát hành: Đây là nhiệm vụ của phòng văn thư khi có công văn phát hành gồm các thông tin sau: Ngày phát hành, ký hiệu công văn, số công văn, loại công văn, chuyên đề, người ký, người soạn, số vào sổ, số tờ, kệ số, hộp số, nơi nhận bản lưu, nơi gửi đến, trích yếu, scan tệp gốc công văn, …

         Ngoài ra: Công văn phát hành cũng có thể là công văn trả lời của một hay nhiều công văn gửi đến.

• Truy vấn tìm kiếm: các thông tin của công văn đến hay công văn phát hành theo từng quyền hạn của các phòng ban, và có thể điều chỉnh và xoá công văn lưu trữ trên máy tính theo quyền của từng phòng ban sử dụng chương trình.